"La información a nuestra disposición nos está ahogando", expresó Douglas C. Merrill, ex ejecutivo de Google que tiene un doctorado en ciencias cognitivas.
Merrill sufrió de dislexia de niño, por lo que la organización es una prioridad para él. Escribió un libro junto con James Martin llamado "Getting Organized in the Google Era" (Cómo organizarse en la era de Google).
Los seres humanos tendemos a llenarnos de cosas innecesarias que se acumulan y generan desorden, y el mundo digital no es la excepción. Nos desbordan la evolución tecnológica y la proliferación de nuevas herramientas. Los entendidos se manejan sin problemas en este mundo. La mayoría de los humanos, en cambio, no sabemos cómo lidiar con esta nueva realidad.
"Tengo varias cuentas de correo electrónico. Varios portales. Me demoro en devolver llamadas. Me doy por satisfecho si dejo de leer menos de 200 mensajes diarios", comentó Berit Brogaard, profesora de una universidad de San Luis, que cría sola un hijo de seis años.
Merrill dice que el primer paso para organizarse es admitir que uno tiene problemas para hacer varias cosas a la vez y que necesita ayuda para poner sus asuntos en orden. Otro es informarse acerca de las numerosas herramientas que uno tiene a su disposición.
Merrill ofrece algunos consejos prácticos:
Adiós al abuso de carpetas
Hay que dejar atrás la costumbre de crear carpetas para todo. La realidad es que eso no resuelve nada. Las carpetas, el papel y el ámbito digital deben ser mantenidos y el cerebro debe recordar dónde los has colocado.
"El problema es que nunca podemos hallar la información que hemos almacenado, de modo que apelamos a las carpetas y no sabemos qué hacer con ellas", dijo Merrill. "La búsqueda es la nueva forma de organizarse. La búsqueda puede librarnos del fárrago de nuestras mentes imperfectas" permitiéndonos ser un poquito complicados. Cuando se usan búsquedas bien definidas no perdemos tiempo encarpetando y después buscando las carpetas.
Las aplicaciones en el escritorio electrónico no tienen por qué ser complicadas ni caras. Están por doquier, incluso en Windows y en los sistemas operativos de las Mac y otras computadoras. Las herramientas como Google Desktop o Spotlight permiten buscar con la misma facilidad con que uno disfruta la red. Quicksilver es popular con los tecnófilos.
"El objetivo es evitar ser desbordado emocionalmente pidiéndole al cerebro que haga cosas para las que no está preparado. Las computadoras saben buscar, uno no. Tienen buena memoria, uno no".
Utiliza hojas
Uno piensa que Don Google jamás usaría papel. No es cierto.
"El papel es muy bueno para ciertas cosas", dijo Merrill, quien tiene su escritorio lleno de anotadores autoadhesivos en los que escribe ideas que se le van ocurriendo. También usa formularios que pueden ser escaneados e impresos si necesita presentar documentos físicos.
Desde hace tres décadas que se promueve la idea de una oficina sin papeles. El objetivo, no obstante, es tener un sistema eficiente y a veces no viene mal usar papel. Todo depende de las circunstancias. De si hay que compartir esa información con mucha gente en la oficina o si, por ejemplo, preparamos un testamento o dejamos instrucciones para emergencias. En estos últimos casos, lo más aconsejable es tener copias impresas.
Pon atención en tus contraseñas
Ante la necesidad de crear usuarios con contraseñas en cada sitio de Internet, no está de más escribirlas en papel. Pero eso puede no ser práctico si se tiene en cuenta que se recomienda cambiar esas claves casa seis meses. Merrill recomienda mandarse correos electrónicos a uno mismo con pistas sobre las claves.
Hay muchas herramientas para manejar claves. Lo importante, según el experto, es hacer cambios sustanciales periódicamente.
Evita el desorden innecesario
En el mundo real, es imposible tener un escritorio sin papeles. Pero se puede reducir el desorden organizando bien las cosas por sujeto, proyecto o función.
Merrill propone tomarse una hora cada semana para ver qué hay en el escritorio y decidir lo que es prescindible, lo que puede ser convertido en documento digital, lo que puede ser guardado en un armario y lo que exige alguna intervención inmediata.
Es inevitable tener varias cuentas de correo electrónico, pero eso no debe ser una fuente de estrés. Uno puede revisar las cuentas con teléfonos multifuncionales o a través de gmail, sin necesidad de estar pasando constantemente de un servidor a otro.
Twitter, Facebook y las demás redes sociales tienen distintas funciones para cada persona. Hay quienes las emplean como herramientas de trabajo, otros como entretenimiento.
Hay muchas interfaces que nos permiten integrar nuestras redes sociales, como Tweetdeck o Brizzly. Cuando uno actualiza una red, actualiza todas.
"No quiero complicarme yendo primero a Facebook y después haciendo lo mismo en Twitter", dijo Merrill.
Fuente: CNNExpansion
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